Alles klopt op papier. Alle belangrijke punten zijn afgevinkt en de zogenoemde papierwinkel is weer helemaal op orde. Men ontkomt er niet aan om documentatie bij te houden als het aankomt op veiligheid. Te summiere documentatie dekt wellicht de lading niet en complexe grote hoeveelheden documentatie betekent niet in alle gevallen een veiligere werkomgeving. Papieren veiligheid is mooi, maar niet allesomvattend.
Teveel papieren veiligheid
Wanneer is het papierwerk aan het doorschieten en wordt het thema veiligheid een ondergeschoven kindje. Daar zullen de meningen over verdeeld zijn. In het geval van ongevalsonderzoek is het goed om een zo uitgebreid mogelijke analyse te maken. De naasten van een slachtoffer zijn benieuwd naar hoe het ongeval heeft kunnen gebeuren en het is wettelijk verplicht ongevallen te onderzoeken. Daarnaast kan er lering uit worden getrokken in de hoop dat een soortgelijk ongeval niet nog een keer voorkomt.
Voordeel van papieren veiligheid
Vanuit het uitgebreide onderzoek kan er een hand-out worden gemaakt op 1 a4’tje waarin wordt beschreven welke leerpunten er zijn en waar in het vervolg extra op gelet dient te worden. Niet iedereen op de werkplek heeft tijd om een heel onderzoeksverslag door te lezen, maar zij zouden wel graag willen weten hoe het ongeval is ontstaan. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat je alle relevante informatie binnen de organisatie communiceert en dit kort en bondig te doen.
Veiligheidschecklists
Parameters en checklists maken het al eenvoudiger om zaken te analyseren en te registreren. Helaas ontstaat er soms de gewoonte om een checklist of briefing over te slaan. Omdat het repeterende handelingen zijn, kan er uit gemakzucht worden overwogen dat het onnodig is om uit te voeren.
Gewijzigde veiligheidssituatie
Wanneer een checklist wel wordt afgewerkt is het gevaar nog niet geweken, omdat het een momentopname is. De situatie kan abrupt veranderen waardoor de checklist al niet meer geldig is. Iemand die nooit een checklist invult maar wel regelmatig goede veiligheidscontrole uitvoert, doet meer aan veiligheid dan iemand die na het invullen van de checklist de rest van de dag op zijn beloop laat.
Kennis over veiligheid en toepasbaarheid van veiligheid
Het is mooi om alles netjes op papier te hebben staan. Dit fungeert als een naslagwerk om uit de kast te halen of om elektronisch te raadplegen. Daarnaast is het belangrijk om ook de inhoud te begrijpen en toe te kunnen passen. Het toepassen dient een continu proces te zijn, waarbij ook wordt nagegaan of het kennisniveau goed genoeg is bij de doelgroep.
Veiligheidsdilemma’s
Ook zijn er dilemma’s; bewaar je veiligheidsinformatiebladen (VIB’s ) elektronisch of zijn die hard copy op de werkplek aanwezig? Als ze elektronisch zijn opgeslagen raakt men ze niet makkelijk kwijt. Het nadeel van elektronisch opslaan is dat degenen die met gevaarlijke stoffen werken, niet de instructies kunnen opvolgen bij een incident met een gevaarlijke stof. Mocht iemand een gevaarlijke stof in de ogen krijgen, dan heeft ook een papieren document op de werkplek geen effect tenzij er iemand anders in de buurt is. Vandaar dat het belangrijk is dat men weet wat de gevaren van de werkzaamheden zijn en hoe daar adequaat op te handelen in geval van nood.