Het belang van meldingsbereidheid
Meldingsbereidheid, de bereidheid om meldingen te maken van incidenten, bijna ongevallen of andere afwijkende situaties. Het doel van het melden is, dat je ervan kunt leren zodat er wordt voorkomen dat ze nogmaals plaatsvinden. Het is van cruciaal belang dat incidenten en bijna-ongevallen worden gemeld, hetzelfde geldt ook voor afwijkende situaties. Als er geen meldingen worden gemaakt, is er gewoonweg geen zicht op hoe bedrijven het doen. Antwoord op de vraag of er veel of weinig ongevallen plaatsvinden, is zonder overzicht lastig te zeggen. Als het overzicht er wel is, dan kan je er op voorhand al op inspelen en voorkomen dat een soortgelijk incident vaker gaat plaatsvinden. Op deze manier kun je de veiligheid in de organisatie bevorderen. Het is hiervoor wel van cruciaal belang dat de meldingen ook daadwerkelijk worden gedaan, de meldingsbereidheid dient in veel gevallen omhoog te gaan.
Reden om geen melding te maken
Wat maakt dat mensen meldingen doen en wat maakt dat mensen ervoor kiezen om meldingen niet te doen? Eén van de redenen waarom er geen meldingen worden gedaan is angst, angst en veiligheid gaan niet samen. Men denkt aan de gevolgen van acties zoals het maken van een melding. Wellicht is een medewerker bang voor ontslag of een andere sanctie en kiest iemand ervoor om geen melding te maken. Dit is zonde want hierdoor blijven heel veel veiligheidsmeldingen onderbelicht, er wordt niets mee gedaan en ze blijven voorkomen met alle gevolgen van dien.
Het kan zo zijn dat er niks wordt gedaan met meldingen waardoor de melder zich niet serieus genomen voelt. De melder kan zich hierdoor afvragen waarom de melding eigenlijk nog gemaakt zou moeten worden. Het wordt ergens in de doofpot gestopt. Ook al worden de meldingen besproken, dan lijkt het alsof ze worden doorgeschoven naar een volgend moment onder het mom van “ik pak het later op” of “ik kom er nog op terug”. Vervolgens is er geen tijd meer om er uitvoerig naar te kijken en hier ook adequate maatregelen voor op te stellen en in te voeren. De melding wordt op de agenda gezet en men heeft het voornemen om de melding te bespreken. Tijdens de meeting blijkt er geen tijd meer te zijn voor de desbetreffende melding en helaas wordt er dus niet effectief iets gedaan met de melding.
In sommige gevallen heeft het niet registreren of het niet oppakken van meldingen te maken met de cijfers. Geen enkele manager wil teveel incidenten per maand registreren en te hoeven rapporteren aan de directie, het staat niet fraai en het is niet goed voor het gemiddelde. Daarnaast komt de afdeling die verantwoordelijk is voor de veiligheid en kwaliteit niet goed uit de verf. Dit kan dus een reden zijn waarom een incident het liefst wordt weggeschoven alsof het niet is gebeurd. Zolang het op papier maar klopt, dan is het goed.
In die hoedanigheid wordt er ook vaak ontkend dat er echt sprake is van een incident. “Het is niet misgegaan” en” het valt best wel mee “of het had niet mis kunnen gaan”, dus het is niet de moeite waard om dit na te bespreken”, dit zijn uitspraken die gedaan kunnen worden om het niet oppakken van een melding goed te praten. Misschien wordt de melder heel wreed afgewimpeld door degene die de melding moet registreren en verder gaat onderzoeken. Dit kan de melder een angstig gevoel bezorgen en het weerhoudt mensen ervan nog een keer een melding te maken.
Het maken van meldingen stimuleren
Er zijn manieren om de meldingsbereidheid te stimuleren. Helaas worden er vaak wegen bewandeld waardoor mensen worden ontmoedigd om meldingen te maken, werknemers kunnen dan al een onprettig gevoel krijgen bij de gedachte dat ze een incident willen melden. Als er vervolgens ook niks mee wordt gedaan, dan wordt de drempel en angst om te melden groter. Idealiter kunnen en durven werknemers afwijkende zaken melden zonder consequenties, met de harde belofte dat er werkelijk iets mee wordt gedaan en dat het resultaat ook wordt teruggekoppeld aan de melder. Op deze manier komt het oppakken van meldingen geloofwaardig over en voelen mensen zich geroepen en veilig genoeg om meldingen te maken.
